网络公文流转系统初探
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摘要:网络公文流转系统是实现办公自动化的核心内容。该文阐述了公文流转的系统结构和工作流程,介绍了实现公文流转的相关技术。
关键词:网络;办公自动化;公文流转Document Flow System of the Network Preliminary Study
PU Shao-zheng
(Daluo Border Defense Inspection Station, Meihai 666212, China)
Abstract: Network Document Flow System is to achieve the core of office automation. This paper describes the structure of the official document circulation and workflow system introduced to achieve the transfer of official documents related technologies.
Key words: network; office automation; document flow
计算机网络信息技术的迅猛发展,对传统的行政办公模式产生了深远的影响。基于数据库技术、网络技术、软件工程技术的办公自动化系统(OA),在提高工作效率,降低行政成本的同时,将人们从传统、繁杂的办公事务中解脱出来。目前,OA已经从最初的文字排版编辑、资料查询检索等单一功能逐渐发展成为现代化的网络办公系统。
作为OA的重要内容,公文流转利用计算机网络的高速迅捷和控制的严格准确性,实现公文无纸化、网络化处理。
1 公文流转系统基本功能
公文流转系统一般含有六个功能摸块,分别是收文管理、发文管理、公文审批、文档管理、公文动态追踪和系统设置。
收文管理。主要是对新收公文、历史公文进行查看、删除和归档。
发文管理。新建公文、编辑并提交审批;查询数据库中还未审批的公文,请求审批;查询被弃审公文,按批示再处理。
公文审批。确审公文:查看公文并填写审批意见,并流转到下一个审批人手中;弃审公文:查看弃审公文、填写原因,把公文传回到拟文人。
文档管理。按用户要求查询、显示文档,对已办结公文的归档管理。
公文追踪。完整地显示公文的拟办情况。
系统设置。对员工、部门、权限等项目进行添加、修改、删除等。
2 公文流转模式
公文流转模式可以归纳为四种:直流模式、分流模式、合流模式和回流模式。
直流模式是最简单的流转模式,表示文档在人员之间一对一的传送,通常用于请示类流程,如一份公文由部门领导批示后,直接交由下一个经办人即办理完结。
分流模式表示单位中人员之间一对多的传送,比如通知类公文。
合流模式表示单位中人员之间多对一的送达,如单位主管分发给多个下级部门经办人的信息,经不同的经办人员处理完成后,再汇总到单位主管进行查看批示。
回流模式表示公文流转过程中可能会出现退回、重做等情况,从而在流程中形成回路。
3 公文流转系统结构模式
根据终端操作人员与应用服务系统的相对关系,公文流转系统可分为B/S(浏览器/服务器)和C/S(客户端/服务器)两种模式。它们各具特色,是当前公文流转系统开发的主流。
3.1 B/S模式
B/S 模式以服务器为核心,程序处理和数据存储基本上都在服务器端完成,用户无须安装专门的客户端软件,只要通过网络中的计算机连接服务器,使用浏览器就可以进行事务处理。B/S模式具有易于升级,便于维护,客户端使用难度低、可移植性强等特点,同时也受到灵活性差、应用模式简单等问题的制约。B/S模式系统主要的应用平台有 WindowsServerFamily、LotusNotes、Linux等,其采用的主要技术手段有Notes编程、ASP、JAVA等,同时也使用 COM 、ActiveX控件等技术。
3.2 C/S模式
C/S模式系统以服务器作为数据处理和存储平台,在终端设计有专门的应用程序进行数据的采集和初次处理,再将数据传递到服务器端,用户必须使用客户端应用程序才能对数据进行操作。C/S模式具有专业化程度高、开发手段灵活、运行速度快等特点,但受到维护成本大、适应性弱等问题的影响。C/S模式系统几乎可以适应任何的操作平台,开发技术也多种多样,大部分计算机语言都能开发出C/S模式的应用系统。
4 实现公文流转的主流系统
目前,实现公文流转的技术较多,它们具有不同的特点,在不同领域发挥着各自的优势。
4.1 基于Lotus Notes的公文流转系统
Lotus Notes被视为最成熟的公文流转平台,由于其本身具有强大的工作流(workflow)设计能力,与公文流转复杂的工作流相适应,因而成为大型公文流转系统开发的首选技术手段。利用Lotus Notes既可以实现B/S模式的公文流转系统,也可以使之适应C/S的应用模式,其完善的文档数据库和权限管理系统为公文流转的顺利实现提供了强有力的保障。但Lotus Notes的灵活性较差,外在表现形式单一,开发成本较高。
4.2 基于Exchange Server的公文流转系统
Exchange Server与Lotus Notes有相似之处,都具有强大的工作流设置能力,在早期的办公自动化系统中,Exchange Server 被广泛使用,在客户端使用OutLook等电子邮件系统进行操作,但是在使用上不直观,灵活性差,同时基于Exchange Server的二次开发难度也较大,系统之间的兼容性和扩展性差,目前在市场上单纯地基于Exchange Server的公文流转系统比较少见。